Яна ФОМИЧёва:

Добрый день! Философия кайдзен – про то, что тот, кто делает работу руками, лучше всех знает, как можно усовершенствовать процесс и сделать его более эффективным. Почему же это не всегда происходит? Зачастую мешает большое количество факторов: привычка решать задачу определенным образом («так делали всегда») или даже просто отсутствие времени. Некогда заниматься улучшениями в потоке операционных задач. Каждый из нас регулярно сталкивается с классической проблемой – «точить топор или рубить?». Понимая это, главную свою задачу я вижу в том, чтобы помочь коллегам выглянуть из привычного процесса, где все давно сложилось, и порассуждать вместе о том, насколько это оптимально. А если находится то, что можно улучшить, то я предлагаю свою помощь в определении потенциала улучшений, выстраивании новых процессов, создании новых более эффективных и комфортных договоренностей.

Яна, добрый день! А что мы вкладываем в это понятие – «Кайдзен»? Это система, которую надо только запустить – и дальше всё будет работать «само»?

А как это можно сделать?

В настоящий момент мы с коллегами в рамках проекта «Дзен» проходимся по всем ключевым процессам и инициируем изменения. Сами по себе изменения к лучшему тоже, конечно, случаются, но так надежнее. В отдельных моментах эти изменения могут быть довольно небольшими, но много маленьких улучшений потенциально создают в Компании огромный суммарный эффект.

Аналитика бизнес-процессов у нас была всегда (как отдельное подразделение), чем же это отличается от проекта «Дзен»?

Аналитика бизнес-процессов – это отдельная и важная функция в компании, без нее невозможна автоматизация процессов и многое другое. А «Дзен» в первую очередь про инициативу каждого сотрудника по улучшению тех процессов, в которые он вовлечен.

Для этого мы вводим новое понятие в Компании – «внутренняя услуга». Это часть бизнес-процесса, касающаяся взаимодействия между разными подразделениями. Следующий шаг – это оцифровка и регулярное обсуждение услуг со всеми вовлеченными участниками. Таким образом, каждый сотрудник участвует в обсуждении улучшений во всех процессах, в которые он вовлечен.

Например, в Компании есть бизнес-процесс – «Расчёт экономической эффективности проекта на этапе покупки земельного участка». Он включает в себя целый ряд внутренних услуг: Аналитический центр оказывает внутреннюю услугу коллегам из БРБ по оценке земельного участка, БРБ собирает исходные данные для расчёта финансовой модели планово-аналитическим отделом, планово-аналитический отдел готовит расчёт экономической эффективности проекта, на основании которого принимается решение о покупке участка и так далее. Каждая из этих услуг имеет свои параметры, всегда можно оценить её качество, удовлетворенность «внутреннего заказчика».

Если у меня, как вы сказали, нет времени заниматься улучшениями в потоке операционных задач, – какой для меня рецепт? Как система «Дзен» мне поможет?

Описание и оцифровка услуг делают взаимодействие более прозрачным. А дальше эта информация становится отправной точкой для начала диалога с соседним подразделением. Команда проекта «Дзен» поможет инициировать и организовать обсуждение, провести обучение базовым инструментам кайдзен и показать их применение на практике! Кстати, наша команда, помимо меня, – это Дмитрий Фалкин, Александр Колпаков и Надежда Андреева.

Какие бизнес-процессы уже удалось улучшить?

Возьмём, к примеру, тот же бизнес-процесс по расчёту экономической эффективности. В этом году команда в составе БРБ, аналитического центра, планово-экономического отдела сгенерировала более 50 (!) инициатив по его улучшению. Часть из них – организационные. Например, регулярная еженедельная встреча, на которой коллеги обсуждают приоритеты по заявкам на оценку и на расчет экономической эффективности. Другие касаются технической доработки наших информационных систем, таких как БДЗУ («База данных земельных участков») или E-office, и сейчас они уже находятся в реализации – в соответствии с графиком, который согласовали коллеги из УИТОР.

Яна, вы не так давно в Компании. Как вам RBI? Много ли нужно улучшать? Какие первые впечатления?

Самое главное впечатление – это вовлеченные и профессиональные люди, каждый из которых действительно «болеет» за качество своей работы. Верю, что «Дзен» поможет сделать работу с улучшениями более системной, эффективной и комфортной!